Ochrona danych osobowych

Polityka prywatności

Dokument wyjaśnia, jakie dane wykorzystujemy przy zapisach, prowadzeniu zajęć, obsłudze strony englishschoolswd.pl, Strefy Ucznia i spotkań Zoom oraz jakie prawa Ci przysługują.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Kamil Hanc, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą PrimeEdge Law & Language Kamil Hanc, działający pod marką English School SWD, ul. Księżnej Konstancji 28, 44-300 Wodzisław Śląski, NIP 6472457856.
Kontakt w sprawach danych osobowych: englishschoolswd@gmail.com, tel. +48 573 009 663.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

Przy zapisach przez Google Forms otrzymujemy wybraną lokalizację i ścieżkę nauki, dane osoby do kontaktu, numer telefonu oraz zaznaczone potwierdzenia. Informacja o tym, skąd dowiedziałeś się o szkole, jest dobrowolna.
Przy kontakcie telefonicznym i e-mailowym przetwarzamy dane kontaktowe oraz informacje przekazane w rozmowie lub wiadomości.
Do organizacji i rozliczenia zajęć wykorzystujemy dane ucznia, dane rodzica lub opiekuna, dane kontaktowe, poziom i grupę, terminy, informacje o uczestnictwie, ustalenia dotyczące umowy oraz dane rozliczeniowe.
Przy ustalaniu odbioru dziecka przetwarzamy niezbędne dane osoby uprawnionej do podjęcia decyzji i osoby odbierającej oraz treść upoważnienia lub decyzji o samodzielnym wyjściu. Nie wymagamy w tym celu kopii dowodu osobistego ani numeru PESEL.
Konto w Strefie Ucznia obejmuje dane użytkownika, adres e-mail, dane uwierzytelniające i rolę w systemie. Organizacja zajęć online obejmuje także termin, prowadzącego, status zajęć i dane dostępu do spotkania. Przy połączeniu konta Zoom z systemem wykorzystywane są identyfikator konta, e-mail i dane autoryzacji integracji.
Dane techniczne obejmują adres IP, informacje o urządzeniu i sesji oraz logi związane z działaniem i bezpieczeństwem usług. Podczas zajęć Zoom przetwarzane są także nazwa uczestnika, obraz i dźwięk.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od rodzica lub innej osoby prawnie uprawnionej, w związku z udziałem w zajęciach oraz w toku korzystania z usług. Dane osoby upoważnionej do odbioru możemy otrzymać od rodzica. Zakres informacji przekazywanych dziecku dostosowujemy do jego wieku.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Obsługa zgłoszenia, sprawdzenie dostępności zajęć, przygotowanie oferty na żądanie przyszłej strony umowy oraz wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obsługa konta i udostępnienie zajęć online w zakresie niezbędnym do wykonania umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, z uwzględnieniem zasad dotyczących danych dziecka opisanych poniżej.
Jeżeli rodzic zawiera umowę we własnym imieniu, dane dziecka niezbędne do zorganizowania zamówionej nauki przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest zapewnienie dziecku zajęć i właściwej organizacji nauki, z uwzględnieniem ochrony jego praw. Jeżeli stroną umowy jest dziecko reprezentowane przez przedstawiciela ustawowego, podstawą przetwarzania danych niezbędnych do tej umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obsługa pozostałej korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i załatwienie sprawy.
Organizacja bezpiecznego odbioru dziecka i wykazanie uzgodnionych zasad: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest bezpieczeństwo dziecka oraz ochrona praw uczestników tych ustaleń.
Wykonanie obowiązków księgowych i podatkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, w tym przepisami o przechowywaniu dokumentacji.
Bezpieczeństwo usług, zapobieganie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona usług, ich użytkowników i naszych praw.
Dobrowolna informacja o źródle wiedzy o szkole służy ocenie skuteczności informowania o ofercie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest usprawnienie tej komunikacji. Brak odpowiedzi nie wpływa na obsługę zgłoszenia.
Kontakt w sprawie przesłanego zgłoszenia nie oznacza zapisu na przyszłe kampanie reklamowe. Dodatkowy kontakt marketingowy podejmujemy po uzyskaniu wymaganej prawem zgody. Jeżeli przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Zajęcia online w Zoom

Zoom służy prowadzeniu zajęć online. Korzystamy z konta używanego na potrzeby szkoły, a dostęp do spotkań mają zaproszeni uczestnicy. Danych dostępu nie udostępniamy publicznie.
Uczeń może dołączyć przez spotkanie udostępnione w Strefie Ucznia, bez własnego konta Zoom. Zoom przetwarza dane potrzebne do połączenia, w tym nazwę uczestnika, dane spotkania, obraz i dźwięk.
Nie nagrywamy zajęć, nie tworzymy ich automatycznych transkrypcji ani podsumowań zawierających dane uczestników. Personel nie uruchamia tych funkcji.
Odłączenie konta Zoom od Strefy Ucznia usuwa dane jego połączenia w naszym systemie. Nie oznacza to automatycznego usunięcia wszystkich danych przechowywanych przez Zoom.
Zoom przetwarza część danych na potrzeby realizacji usługi dla szkoły, a część we własnych celach określonych przez dostawcę. Informacje dostawcy są dostępne w jego polityce prywatności Zoom.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane otrzymują upoważnione osoby w zakresie potrzebnym do ich zadań, w tym prowadzący zajęcia. Odbiorcami mogą być dostawcy formularza Google Forms, poczty Gmail, Zoom, hostingu, bazy danych, logowania oraz zabezpieczeń infrastruktury.
Korzystanie z Google Forms wiąże się z przekazaniem dostawcy odpowiedzi wpisanych w formularzu. Czcionki Google Fonts powodują połączenie z serwerami Google i przekazanie danych technicznych, w tym adresu IP.
Dane mogą otrzymać także podmioty świadczące obsługę księgową lub prawną w zakresie danej sprawy oraz urzędy, sądy i inne organy uprawnione na podstawie przepisów.
Korzystanie z usług międzynarodowych dostawców może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.
Hosting, funkcje serwerowe i logi. Strona korzysta z Lovable Cloud w zakresie hostingu, funkcji serwerowych, bazy danych oraz logowania. Dostawca może korzystać z podwykonawców i przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych, zgodnie z warunkami stosowanymi dla używanego planu usługi. Techniczne logi projektu są dostępne przez okres do 5 dni. Dane zapisane w bazie danych, dane kont użytkowników oraz kopie techniczne są przechowywane zgodnie z rzeczywistą konfiguracją projektu i zasadami retencji dostawcy.
Poczta elektroniczna. Wiadomości z formularza są przekazywane na skrzynkę Gmail. Odbiorcą danych jest Google LLC, operator usługi Gmail. Google może przetwarzać dane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Google LLC wskazuje udział w EU–US Data Privacy Framework; informacje o stosowanych mechanizmach transferu są dostępne w dokumentacji Google.
Możesz uzyskać dodatkowe informacje o odbiorcach danych i transferach poza EOG, kontaktując się z administratorem pod adresem englishschoolswd@gmail.com.

6. Okres przechowywania danych

Zgłoszenia na zajęcia przechowujemy do zakończenia naboru, którego dotyczą. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy, usuwamy dane, chyba że w konkretnej sprawie istnieje inna podstawa ich dalszego zachowania. Po zawarciu umowy stosujemy zasady dotyczące jej wykonania i rozliczenia.
Dane dotyczące umowy i udziału w zajęciach przechowujemy przez czas współpracy. Następnie zachowujemy tylko dane potrzebne do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, przez właściwy dla danej sprawy okres. Uwzględniamy rodzaj roszczenia oraz zdarzenia wpływające na bieg jego przedawnienia.
Dokumentację podatkową przechowujemy do przedawnienia właściwego zobowiązania podatkowego. Zasadniczo jest to pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków, zawieszeń i przerw biegu terminu.
Dane konta i historii zajęć w Strefie Ucznia przechowujemy przez czas korzystania z konta i współpracy. Po ich zakończeniu zachowujemy odrębnie tylko dane nadal potrzebne do rozliczenia, obowiązku prawnego lub konkretnego roszczenia.
Dane autoryzacji połączenia konta Zoom z naszą aplikacją przechowujemy do odłączenia tego konta lub usunięcia właściwego konta w naszym systemie.
Zwykłą korespondencję przechowujemy do zakończenia sprawy. Jeśli dotyczy ona umowy, obowiązku prawnego lub konkretnego sporu, niezbędne informacje zachowujemy przez okres właściwy dla tej sprawy.
Upoważnienia do odbioru i decyzje o samodzielnym wyjściu przechowujemy do ich wygaśnięcia lub zastąpienia. Później zachowujemy je tylko wtedy, gdy są potrzebne do wyjaśnienia konkretnego zdarzenia, obowiązku prawnego lub roszczenia.
Dane sesji są wykorzystywane przez czas jej utrzymywania. Dane niezbędne do wyjaśnienia błędu lub incydentu bezpieczeństwa zachowujemy do zakończenia odpowiednich czynności, a później tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretny obowiązek lub roszczenie. Zbędne dane usuwamy lub anonimizujemy.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania lub wcześniejszego osiągnięcia celu. Niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody możemy zachować dla wykazania prawidłowości działań lub ochrony w konkretnym sporze.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych i ich kopii oraz sprostowania nieprawidłowych danych. Na warunkach określonych w RODO przysługują Ci także prawa do usunięcia danych i ograniczenia przetwarzania.
Prawo przenoszenia obejmuje dane dostarczone przez Ciebie, przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, na warunkach art. 20 RODO.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdym czasie.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jego otrzymaniem.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie jej wniesienia są dostępne na uodo.gov.pl.
Wnioski przyjmujemy pod adresem englishschoolswd@gmail.com oraz pocztą na adres szkoły. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. O ewentualnym przedłużeniu terminu na zasadach RODO i jego przyczynach informujemy w tym terminie.

8. Bezpieczeństwo i technologie strony

Stosujemy szyfrowaną transmisję HTTPS i ograniczamy dostęp do danych odpowiednio do zadań upoważnionych osób.
Utrzymanie logowania i sesji w Strefie Ucznia wykorzystuje pamięć przeglądarki. Zabezpieczenia infrastruktury mogą wykorzystywać niezbędne technologie ochrony przed nadużyciami.
Nie prowadzimy analityki odwiedzin strony. Nie wykorzystujemy danych uczniów do tworzenia publikacji z użyciem AI.
Czcionki strony są pobierane z Google Fonts. Według informacji Google sama usługa Google Fonts nie zapisuje ani nie odczytuje cookies, ale pobranie czcionek przekazuje dane techniczne połączenia.
Zapis lub odczyt informacji niezbędny do transmisji albo dostarczenia żądanej usługi podlega wyjątkowi z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Inne takie operacje wymagają uprzedniej zgody. Ustawienia przechowywania danych możesz zmienić w przeglądarce; usunięcie danych sesji może spowodować wylogowanie.
Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zgłoszenia lub udostępnienia wybranej usługi. Niepodanie numeru telefonu uniemożliwia oddzwonienie, a niepodanie danych niezbędnych do konta uniemożliwia jego udostępnienie. Dobrowolna informacja o źródle wiedzy o szkole nie jest warunkiem zapisu.
Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotny wpływ wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania, w tym profilowania.
Zasady przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami dotyczącymi bezpieczeństwa małoletnich opisuje odrębna informacja udostępniana przy obsłudze takiego zgłoszenia. Informacje dla personelu przekazujemy indywidualnie.
Podstawa prawna: art. 5–6, 12–14, 15–22, 24, 28, 32 i 44–49 RODO. Podstawa prawna: art. 398–399 Prawa komunikacji elektronicznej. Podstawa prawna: art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.

Wróć na stronę główną